I. Giới thiệu chung

 

Văn bằng bảo hộ (VBBH) là tài liệu pháp lý do Cục Sở hữu trí tuệ (SHTT) cấp cho chủ sở hữu quyền sở hữu công nghiệp như: sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu, thiết kế bố trí mạch tích hợp…

Tuy nhiên, trong thực tế, việc mất mát, hư hỏng, hoặc cần chứng thực văn bằng để phục vụ thủ tục pháp lý là điều phổ biến. Trong các trường hợp đó, người nộp đơn có thể:

Xin cấp lại văn bằng (nếu bị mất, rách, hư hỏng không thể sử dụng)

Xin cấp phó bản (bản sao có chứng thực từ bản gốc)

 

⚠️ Năm 2023, Nghị định 65/2023/NĐ-CP đã có những sửa đổi, cập nhật về thủ tục này. Bài viết cập nhật toàn bộ hướng dẫn theo quy định mới nhất.

 

 

II. Căn cứ pháp lý điều chỉnh

 

Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005, sửa đổi bổ sung năm 2022

Nghị định 65/2023/NĐ-CP: Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật SHTT

Thông tư 01/2007/TT-BKHCN (được sửa đổi bởi Thông tư 16/2016/TT-BKHCN và các văn bản liên quan)

Hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Sở hữu trí tuệ

 

 

III. Phân biệt: Cấp phó bản và Cấp lại văn bằng bảo hộ

 

Tiêu chí	Cấp phó bản	Cấp lại văn bằng
Khái niệm	Bản sao chứng thực từ văn bằng gốc	Văn bằng được cấp lại thay cho bản gốc đã mất
Trường hợp áp dụng	Cần bản sao để sử dụng trong thủ tục pháp lý	Mất, rách, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng
Cơ sở pháp lý	Điều 29 Nghị định 65/2023/NĐ-CP	Điều 30 Nghị định 65/2023/NĐ-CP
Tính pháp lý	Có giá trị tương đương bản gốc	Thay thế bản gốc về mặt pháp lý
Yêu cầu kèm theo	Có bản gốc để đối chiếu (nếu còn)	Không bắt buộc có bản gốc

 

 

IV. Thủ tục xin cấp phó bản Văn bằng bảo hộ (VBBH)

 

Trong thực tế, việc cần có bản sao có giá trị pháp lý của văn bằng bảo hộ để sử dụng trong các thủ tục hành chính, giao dịch pháp lý hoặc chứng minh quyền sở hữu là rất phổ biến. Thủ tục cấp phó bản văn bằng bảo hộ cho phép chủ sở hữu hoặc người đại diện hợp pháp xin cấp bản sao từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền – Cục Sở hữu trí tuệ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục này:

 

 

1. Ai có quyền nộp đơn xin cấp phó bản?

 

Chủ sở hữu hợp pháp của văn bằng bảo hộ, đứng tên trên hệ thống đăng bạ của Cục SHTT.

Người được ủy quyền hợp pháp thông qua giấy ủy quyền có công chứng/chứng thực theo quy định pháp luật.

Tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp đã được Cục SHTT công nhận, như VIHABRAND – Pháp Lý Doanh Nghiệp.

 

2. Hồ sơ yêu cầu cấp phó bản gồm những gì?

 

Để đảm bảo việc cấp phó bản diễn ra thuận lợi, người nộp đơn cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ, bao gồm:

Đơn yêu cầu cấp phó bản văn bằng bảo hộ (theo mẫu số 07 được ban hành kèm theo phụ lục của Thông tư 01/2007/TT-BKHCN).

Bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu (đối với cá nhân).

Giấy ủy quyền (nếu nộp thông qua đại diện), có công chứng hợp lệ.

Bản gốc của văn bằng bảo hộ (nếu còn) để đối chiếu và ghi nhận cơ sở cấp phó bản.

Chứng từ nộp lệ phí, theo biểu phí hiện hành (có thể là biên lai chuyển khoản hoặc phiếu thu).

 

✅ Lưu ý: Nếu bản gốc không còn, cần nêu rõ lý do và cung cấp bản sao lưu (nếu có) để cơ quan có thể xác minh nhanh hơn.

 

3. Cách thức nộp hồ sơ

 

Người nộp đơn có thể chọn một trong các hình thức sau:

Nộp trực tiếp tại trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ (Hà Nội) hoặc các văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng.

Gửi qua đường bưu điện đến đúng địa chỉ của cơ quan tiếp nhận.

Nộp trực tuyến tại Cổng dịch vụ công trực tuyến của Cục SHTT:

👉 https://dvctt.noip.gov.vn

 

4. Mức lệ phí cần nộp

 

Theo quy định tại Thông tư số 263/2016/TT-BTC, mức lệ phí cấp phó bản hiện nay như sau:

150.000 đồng/phó bản, áp dụng cho mỗi văn bằng cần sao y.

Nếu có nhiều trang hoặc bản phức tạp, lệ phí có thể điều chỉnh tùy trường hợp cụ thể.

🔎 Gợi ý: Đối với tổ chức/doanh nghiệp cần nhiều phó bản cho các chi nhánh, cần ghi rõ số lượng bản yêu cầu và mục đích sử dụng.

 

5. Thời gian xử lý

 

Thời hạn xử lý thông thường: Từ 03 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Trong một số trường hợp cần xác minh hoặc bổ sung thông tin, thời gian có thể kéo dài thêm 5 – 7 ngày làm việc.

 

 

Nếu bạn cần hỗ trợ trọn gói trong việc lập hồ sơ, điền mẫu đơn, và theo dõi tiến trình xử lý, hãy liên hệ VIHABRAND – Pháp Lý Doanh Nghiệp để được tư vấn và đại diện chuyên nghiệp.

📞 Hotline hỗ trợ nhanh: 0939 50 22 55 - 093 50 22 55

🌐 Website: https://vihabrand.vn

 

 

V. Thủ tục xin cấp lại Văn bằng bảo hộ (VBBH)

 

Khi văn bằng bảo hộ (bằng độc quyền sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu...) bị mất, hư hỏng nặng, rách nát hoặc không thể sử dụng được, chủ sở hữu có thể thực hiện thủ tục xin cấp lại từ Cục Sở hữu trí tuệ. Việc cấp lại văn bằng không làm thay đổi hiệu lực hoặc nội dung pháp lý của quyền đã được ghi nhận, mà chỉ là cấp lại bản chứng thư thay thế cho bản gốc.

 

1. Những trường hợp nào được cấp lại văn bằng bảo hộ?

 

Cục SHTT cho phép cấp lại văn bằng bảo hộ trong các trường hợp sau:

Văn bằng bị mất hoàn toàn và không thể tìm lại.

Văn bằng bị hư hỏng nặng, mục nát, không thể sử dụng trong các thủ tục hành chính, giao dịch.

Văn bằng bị cháy, rách, hoặc thất lạc do thiên tai, sự cố khách quan.

Văn bằng bị sai sót trong in ấn, cần cấp lại để đảm bảo giá trị pháp lý.

 

✅ Lưu ý quan trọng: Việc cấp lại không làm thay đổi số văn bằng, ngày cấp hay nội dung được ghi nhận trước đó.

 

 

2. Thành phần hồ sơ cấp lại văn bằng bảo hộ

 

Người nộp đơn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu của pháp luật hiện hành:

Đơn yêu cầu cấp lại văn bằng bảo hộ, theo Mẫu số 08 (ban hành kèm Thông tư 01/2007/TT-BKHCN).

Giấy tờ chứng minh lý do mất hoặc hư hỏng văn bằng (nếu có). Ví dụ:

Biên bản xác nhận mất văn bằng;

Hình ảnh hoặc bản sao của văn bằng hư hỏng;

Tờ trình giải trình lý do mất.

Bản sao giấy tờ tùy thân hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (tùy thuộc đối tượng nộp đơn).

Giấy ủy quyền (nếu nộp đơn thông qua đại diện pháp lý).

Chứng từ nộp lệ phí theo biểu phí quy định.

 

💼 Tư vấn từ chuyên gia: Trong thực tiễn, việc chứng minh lý do mất hoặc hỏng văn bằng không luôn bắt buộc, nhưng sẽ giúp Cục SHTT xử lý hồ sơ nhanh hơn và hạn chế rủi ro bị yêu cầu bổ sung tài liệu.

 

 

3. Cách nộp hồ sơ xin cấp lại

 

Bạn có thể thực hiện thủ tục theo các hình thức sau:

Nộp trực tiếp tại trụ sở chính hoặc văn phòng đại diện của Cục Sở hữu trí tuệ.

Nộp qua bưu điện, đảm bảo hồ sơ đầy đủ và có xác nhận ngày gửi.

Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của Cục SHTT:

👉 https://dvctt.noip.gov.vn

VIHABRAND có thể hỗ trợ bạn nộp hồ sơ trực tuyến với hồ sơ được soát xét kỹ càng trước khi nộp, tránh bị từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi.

 

 

4. Mức lệ phí xin cấp lại văn bằng

 

Theo Thông tư 263/2016/TT-BTC, lệ phí cấp lại văn bằng bảo hộ gồm:

Lệ phí cấp lại VBBH: 150.000 VNĐ.

Lệ phí công bố (nếu có yêu cầu cập nhật lại trên Công báo): 120.000 VNĐ.

Tổng phí phải nộp có thể thay đổi tùy vào số lượng văn bằng và yêu cầu cụ thể của người nộp đơn. Cần lưu ý giữ lại chứng từ để đối chiếu nếu có phát sinh về sau.

 

 

5. Thời gian xử lý hồ sơ

 

Thời gian xử lý tiêu chuẩn: Từ 05 đến 07 ngày làm việc.

Trường hợp cần xác minh thông tin hoặc bổ sung giấy tờ, thời gian có thể kéo dài đến 10 – 15 ngày làm việc.

 

🎯 Kinh nghiệm thực tế: Những hồ sơ thiếu lý do mất văn bằng, giấy ủy quyền không hợp lệ hoặc đơn viết sai thông tin thường bị trả lại, gây kéo dài thời gian xử lý.

 

 

Nếu bạn đang cần thực hiện thủ tục cấp lại văn bằng bảo hộ một cách nhanh chóng – chính xác – đúng quy định, hãy để đội ngũ luật sư và đại diện sở hữu công nghiệp tại VIHABRAND – Pháp Lý Doanh Nghiệp hỗ trợ bạn.

📞 Hotline tư vấn miễn phí: 0939 50 22 55 - 0933 50 22 55

🌐 Website chính thức: https://vihabrand.vn

 

 

VI. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Xin Cấp Phó Bản Hoặc Cấp Lại Văn Bằng Bảo Hộ

 

Thủ tục xin cấp phó bản hoặc cấp lại Văn bằng bảo hộ (VBBH) tưởng chừng đơn giản, nhưng nếu không nắm rõ các quy định và thực tiễn xử lý hồ sơ của Cục Sở hữu trí tuệ, rất dễ gặp tình trạng hồ sơ bị trả về, kéo dài thời gian xử lý hoặc thậm chí mất hiệu lực quyền sở hữu. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà chủ đơn không nên bỏ qua:

 

1. Phân biệt rõ giữa phó bản và cấp lại VBBH

 

Phó bản là bản sao từ văn bằng gốc vẫn còn hiệu lực và còn tồn tại, dùng trong trường hợp cần lưu trữ, sử dụng cho mục đích khác (ví dụ: đấu thầu, đối chiếu, ký hợp đồng...).

Cấp lại là việc xin cấp một bản mới thay thế cho văn bằng đã bị mất, hư hỏng hoặc không còn sử dụng được.

 

❗ Nhầm lẫn giữa hai thủ tục có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc không đúng mục đích sử dụng.

 

 

2. Văn bằng vẫn còn hiệu lực mới được cấp lại hoặc cấp phó bản

 

Cục SHTT chỉ xem xét cấp lại hoặc cấp phó bản nếu văn bằng đang còn hiệu lực pháp lý tại thời điểm nộp đơn. Nếu văn bằng đã hết hạn mà chưa gia hạn, cần thực hiện gia hạn trước.

 

✅ Gợi ý từ chuyên gia VIHABRAND: Trước khi nộp hồ sơ, nên kiểm tra lại thời hạn hiệu lực văn bằng. Đặc biệt với kiểu dáng công nghiệp, hiệu lực là 5 năm và gia hạn tối đa 2 lần.

 

 

3. Thông tin trong đơn phải trùng khớp với hồ sơ gốc

 

Hồ sơ xin cấp phó bản hoặc cấp lại phải đảm bảo các thông tin như:

Tên chủ sở hữu;

Số văn bằng;

Tên sáng chế/kiểu dáng/nhãn hiệu;

Ngày cấp văn bằng...

✅ Mọi sai sót nhỏ trong thông tin cũng có thể khiến Cục yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung.

 

 

4. Giữ lại đầy đủ chứng từ, giấy xác nhận

 

Biên nhận hồ sơ;

Giấy nộp lệ phí;

Các tài liệu chứng minh mất, hư hỏng...

👉 Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nếu có tranh chấp, khiếu nại hoặc cần tra cứu sau này.

 

 

5. Nên sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp

 

Việc tự thực hiện thủ tục hành chính liên quan đến Sở hữu trí tuệ đôi khi gặp nhiều khó khăn như:

Không rõ mẫu biểu, quy định thay đổi theo từng năm;

Khó tiếp cận được quy trình xử lý nội bộ của Cục;

Thiếu giấy tờ hợp lệ hoặc sai thông tin pháp lý...

 

🎯 Lời khuyên: Hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ của các đại diện sở hữu công nghiệp được cấp phép – như VIHABRAND, để đảm bảo:

Hồ sơ được soạn đúng chuẩn, đầy đủ và đúng mục đích;

Rút ngắn thời gian xử lý nhờ kinh nghiệm thực tế;

Hạn chế rủi ro bị từ chối hồ sơ hoặc yêu cầu sửa đổi nhiều lần.

 

 

Nếu bạn đang có nhu cầu cấp lại hoặc xin phó bản văn bằng bảo hộ, đừng chần chừ:

📞 Gọi ngay Hotline: 0939 50 22 55 - 0933 50 22 55

🌐 Website: https://vihabrand.vn

💼 VIHABRAND – Pháp Lý Doanh Nghiệp tự hào là đối tác pháp lý đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ hiệu quả và bền vững.

 

 

VII. Dịch vụ hỗ trợ tại VIHABRAND – Pháp Lý Doanh Nghiệp

 

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Sở hữu trí tuệ, VIHABRAND cung cấp dịch vụ đại diện chuyên nghiệp trong thủ tục cấp phó bản và cấp lại VBBH:

 

➤ Chúng tôi hỗ trợ:

Tư vấn miễn phí, xác định loại thủ tục phù hợp

Soạn hồ sơ đầy đủ – đúng biểu mẫu theo quy định mới nhất

Thay mặt khách hàng nộp và theo dõi hồ sơ đến khi có kết quả

Xử lý các tình huống phức tạp: mất văn bằng, sai thông tin, hồ sơ thiếu

 

➤ Cam kết:

Tiết kiệm thời gian – hồ sơ đúng chuẩn – bảo mật tuyệt đối

Phí dịch vụ rõ ràng, không phát sinh

📞 Hotline: 0939 50 22 55 - 0933 50 22 55

🌐 Website: vihabrand.vn

 

 

VIII. Kết luận

 

Việc xin cấp lại hoặc phó bản văn bằng bảo hộ là một quyền chính đáng của chủ sở hữu quyền sở hữu công nghiệp. Tuy không quá phức tạp, nhưng nếu không nắm rõ quy định, bạn có thể mất thời gian hoặc gặp rủi ro pháp lý.

 

Hãy để VIHABRAND – Pháp Lý Doanh Nghiệp đồng hành cùng bạn trong mọi thủ tục sở hữu trí tuệ. Chúng tôi luôn đặt lợi ích pháp lý của khách hàng lên hàng đầu, với sự tận tâm và chuyên môn vững chắc.