II. Điều kiện và thời điểm gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

 

1. Hiệu lực của Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

 

Theo quy định tại khoản 6 Điều 93 Luật Sở hữu trí tuệ (sửa đổi năm 2022), Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có hiệu lực 10 năm kể từ ngày nộp đơn, và có thể được gia hạn nhiều lần, mỗi lần thêm 10 năm. Điều này đồng nghĩa với việc chủ sở hữu có quyền giữ nhãn hiệu một cách liên tục và không giới hạn thời gian, miễn là thực hiện đúng thủ tục gia hạn.

 

2. Thời điểm nộp đơn gia hạn

 

Việc nộp đơn gia hạn phải được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Cụ thể:

 

✅ Thời điểm hợp lệ nhất: Trong vòng 06 tháng trước ngày GCN hết hiệu lực.

 

⚠️ Gia hạn muộn có phụ phí: Nếu quá thời hạn trên nhưng chưa quá 06 tháng kể từ ngày hết hạn, chủ sở hữu vẫn có thể nộp hồ sơ gia hạn, nhưng phải nộp thêm phụ phí tương ứng 10% lệ phí cho mỗi tháng nộp muộn.

 

❌ Không còn quyền gia hạn: Nếu quá 06 tháng kể từ ngày hết hạn mà không nộp hồ sơ, GCN sẽ bị chấm dứt hiệu lực vĩnh viễn theo quy định pháp luật.

 

3. Điều kiện cần thiết để được gia hạn

 

Để việc gia hạn được chấp nhận, chủ sở hữu phải bảo đảm:

Nhãn hiệu không nằm trong các trường hợp bị chấm dứt hiệu lực theo Điều 95 Luật SHTT, như không sử dụng trong 5 năm liên tục, nhãn hiệu trở thành tên gọi chung của hàng hóa,...

Hồ sơ gia hạn đầy đủ, hợp lệ, bao gồm cả phí/lệ phí tương ứng.

Nếu thông qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp thì cần có giấy ủy quyền hợp pháp.

 

4. Những rủi ro nếu không gia hạn đúng hạn

 

Việc không gia hạn đúng thời điểm sẽ dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng:

GCN nhãn hiệu bị chấm dứt → mất quyền sở hữu hợp pháp.

Nhãn hiệu có thể bị bên khác đăng ký chiếm dụng → xung đột quyền và tranh chấp thương hiệu.

Ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, phân phối, bảo hộ pháp lý đối với thương hiệu.

 

 

III. Hồ sơ thủ tục gia hạn gồm những gì?

 

Để được Cục Sở hữu trí tuệ xem xét gia hạn hiệu lực Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu (GCN ĐKNH), chủ sở hữu cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2007/TT-BKHCN (được sửa đổi, bổ sung).

 

1. Danh mục hồ sơ cần nộp

 

Dưới đây là các thành phần cơ bản bắt buộc trong hồ sơ gia hạn:

 

STT	Tài liệu	Mô tả chi tiết
1	Tờ khai yêu cầu gia hạn hiệu lực GCN ĐKNH (Mẫu số 02-GH/NH)	Mẫu tờ khai ban hành kèm theo Thông tư 01/2007/TT-BKHCN. Ghi đầy đủ thông tin về chủ sở hữu, số GCN, nhóm sản phẩm/dịch vụ cần gia hạn.
2	Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu (nếu có yêu cầu ghi nhận trên bản gốc)	Tùy chọn, nhưng khuyến khích nộp để được ghi chú thông tin gia hạn vào văn bằng gốc.
3	Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ qua tổ chức đại diện SHTT)	Phải có chữ ký, đóng dấu và xác nhận hợp lệ theo quy định. Có thể sử dụng mẫu giấy ủy quyền do đại diện cung cấp.
4	Chứng từ nộp lệ phí, phí gia hạn	Chứng minh việc đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính (có thể là bản sao biên lai ngân hàng hoặc xác nhận chuyển khoản điện tử).

 

📌 Lưu ý: Nếu GCN đã hết hiệu lực và bạn nộp trong thời gian gia hạn muộn (6 tháng sau ngày hết hạn), cần bổ sung phụ phí tương ứng 10%/tháng cho toàn bộ khoản phí phải nộp.

 

 

2. Hướng dẫn chi tiết cách điền Tờ khai gia hạn (Mẫu 02-GH/NH)

 

Đây là tài liệu quan trọng nhất trong bộ hồ sơ. Khi điền cần chú ý:

 

Mục thông tin người nộp đơn: Ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email liên lạc của chủ sở hữu nhãn hiệu hoặc người được ủy quyền.

Thông tin nhãn hiệu cần gia hạn: Ghi đúng số GCN, ngày cấp, tên nhãn hiệu và nhóm sản phẩm/dịch vụ tương ứng.

Yêu cầu gia hạn: Chọn lý do “Gia hạn hiệu lực Giấy chứng nhận” theo đúng mục đích.

Phí và lệ phí: Ghi rõ các loại phí đã nộp, tổng số tiền, ngày nộp và hình thức thanh toán.

 

📝 Mẫu tờ khai mới nhất có thể tải từ website chính thức của Cục SHTT hoặc từ hệ thống dịch vụ công trực tuyến tại https://dvctt.noip.gov.vn

 

 

3. Cách thức chuẩn bị hồ sơ

 

In rõ ràng, không được tẩy xóa, viết tay hoặc sai mẫu.

Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài (nếu có) phải kèm bản dịch tiếng Việt.

Kẹp, dập ghim và sắp xếp thứ tự tài liệu logic, tránh thất lạc khi nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện.

 

 

4. Hồ sơ có thể được nộp bởi ai?

 

Chủ sở hữu nhãn hiệu: Cá nhân hoặc tổ chức đứng tên GCN.

Tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp: Trường hợp ủy quyền, cần có giấy ủy quyền hợp pháp và kèm mã số đại diện được Cục SHTT công nhận.

 

 

IV. Quy trình thực hiện thủ tục gia hạn GCN nhãn hiệu

 

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như trên

 

Đảm bảo mọi giấy tờ đúng mẫu, đầy đủ thông tin, đặc biệt là chứng từ lệ phí để tránh bị trả hồ sơ.

 

Bước 2: Nộp hồ sơ qua một trong các phương thức sau:

 

Trực tiếp tại Cục Sở hữu trí tuệ hoặc các văn phòng đại diện:

Hà Nội: 386 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân.

TP.HCM: 7 Tôn Đức Thắng, Q.1.

Đà Nẵng: 135 Minh Mạng, Q. Hải Châu.

Qua đường bưu điện đến trụ sở Cục SHTT.

Qua Cổng dịch vụ công trực tuyến:

👉 https://dvctt.noip.gov.vn

 

Bước 3: Cục SHTT xử lý hồ sơ

 

Thẩm định hình thức trong vòng 1–2 tháng.

Trường hợp hồ sơ hợp lệ → ra quyết định gia hạn.

Nếu hồ sơ thiếu sót → gửi thông báo yêu cầu bổ sung.

 

Bước 4: Nhận kết quả

 

Chủ đơn nhận được Quyết định gia hạn và Giấy chứng nhận đã cập nhật hiệu lực mới (nếu yêu cầu ghi trên bản gốc).

 

 

 

V. Phí và lệ phí gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

 

Theo Thông tư số 263/2016/TT-BTC, mức phí và lệ phí như sau:

 

Mục	Khoản phí	Mức thu
1	Phí gia hạn GCN	100.000đ/nhóm sản phẩm
2	Phí thẩm định yêu cầu gia hạn	160.000đ
3	Phí công bố Quyết định gia hạn	120.000đ
4	Phụ phí nộp muộn (nếu có)	10%/tháng tính trên tổng lệ phí

 

👉 Tổng lệ phí cơ bản: Khoảng 380.000đ/nhóm sản phẩm, chưa bao gồm phí dịch vụ (nếu nộp qua đại diện SHTT).

 

 

VI. Một số lưu ý quan trọng khi gia hạn Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

 

Việc gia hạn Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu (GCN ĐKNH) là bước quan trọng nhằm duy trì hiệu lực pháp lý của quyền sở hữu trí tuệ. Để đảm bảo quá trình gia hạn diễn ra suôn sẻ và không phát sinh rủi ro, bạn cần lưu ý những điểm sau:

 

 

1. Theo dõi thời điểm hết hạn để nộp đơn đúng hạn

 

GCN ĐKNH có hiệu lực 10 năm kể từ ngày nộp đơn.

Thời điểm lý tưởng để nộp hồ sơ gia hạn: Trong khoảng 6 tháng trước ngày hết hạn.

Nếu để quá hạn, bạn chỉ có thêm 6 tháng để nộp muộn có phụ phí, sau đó sẽ mất quyền gia hạn vĩnh viễn.

 

📌 Lời khuyên chuyên môn: Nên thiết lập hệ thống quản lý nhãn hiệu hoặc nhờ tổ chức đại diện (như VIHABRAND) theo dõi và thông báo thời điểm gia hạn.

 

 

2. Hồ sơ phải đầy đủ, chính xác và đúng mẫu

 

Tờ khai cần điền đúng mã số nhãn hiệu, nhóm sản phẩm/dịch vụ, tên chủ sở hữu,...

Mọi sai sót nhỏ như sai số GCN, thiếu giấy ủy quyền, thiếu phí đều có thể khiến Cục từ chối hồ sơ.

Nếu nộp online qua https://dvctt.noip.gov.vn, cần chuẩn bị hồ sơ scan đúng định dạng và dung lượng.

 

🛑 Đừng chủ quan với thủ tục tưởng như đơn giản – nhiều doanh nghiệp đã mất nhãn hiệu chỉ vì sai sót nhỏ trong khâu hồ sơ.

 

 

3. Không nên để GCN hết hiệu lực mới tiến hành gia hạn

 

Khi GCN đã hết hạn và không được gia hạn đúng quy định, nhãn hiệu sẽ mất hiệu lực.

Trường hợp này, bên thứ ba hoàn toàn có thể đăng ký nhãn hiệu tương tự hoặc trùng lặp, dẫn đến:

Tranh chấp pháp lý.

Mất thương hiệu đã xây dựng nhiều năm.

Chi phí phục hồi/khởi kiện cao gấp nhiều lần chi phí gia hạn ban đầu.

 

⚠️ Gia hạn muộn không phải là quyền đương nhiên, mà là cơ hội cuối cùng trước khi mất hiệu lực nhãn hiệu.

 

 

4. Cập nhật đúng thông tin chủ sở hữu nếu có thay đổi

 

Nếu trong thời hạn bảo hộ, chủ sở hữu có sự thay đổi (chuyển nhượng, đổi tên, sáp nhập,...) thì phải làm thủ tục ghi nhận thay đổi trước khi gia hạn.

Nếu thông tin không trùng khớp, hồ sơ gia hạn có thể bị từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi bổ sung, làm mất thời gian.

 

 

5. Gia hạn không phải là cơ hội để sửa đổi hoặc mở rộng phạm vi bảo hộ

 

Gia hạn chỉ duy trì hiệu lực của quyền đã cấp – không thể thay đổi nội dung nhãn hiệu, mở rộng nhóm sản phẩm/dịch vụ,...

Nếu muốn thay đổi nội dung bảo hộ, cần thực hiện đăng ký mới hoặc sửa đổi văn bằng trước khi gia hạn.

 

 

6. Nên sử dụng dịch vụ đại diện sở hữu trí tuệ chuyên nghiệp

 

Gia hạn tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý và thủ tục.

Một tổ chức đại diện như VIHABRAND – Sở Hữu Trí Tuệ sẽ:

Thay mặt bạn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.

Theo dõi thời hạn GCN.

Đại diện làm việc với Cục SHTT.

Tư vấn các rủi ro liên quan đến hiệu lực, sử dụng và bảo vệ nhãn hiệu.

 

 

Nếu bạn đang cần tư vấn hoặc muốn ủy quyền thực hiện thủ tục gia hạn, đừng ngần ngại liên hệ VIHABRAND – Sở Hữu Trí Tuệ qua:

📞 Hotline: 0939 50 22 55 - 0933 50 22 55

🌐 Website: https://vihabrand.vn

 

 

VII. Hậu quả khi không gia hạn đúng hạn

 

Việc không gia hạn Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu (GCN ĐKNH) đúng thời hạn không chỉ đơn giản là mất quyền sử dụng hợp pháp, mà còn có thể kéo theo hàng loạt hệ lụy nghiêm trọng về pháp lý, tài chính và thương hiệu. Dưới đây là các hậu quả thực tiễn mà doanh nghiệp hoặc cá nhân sở hữu nhãn hiệu cần hết sức lưu ý:

 

 

1. Mất hiệu lực pháp lý của GCN đăng ký nhãn hiệu

 

Theo quy định tại Điều 95 Luật Sở hữu trí tuệ, GCN ĐKNH sẽ chấm dứt hiệu lực nếu chủ sở hữu không nộp hồ sơ gia hạn trong thời hạn quy định (bao gồm cả thời gian ân hạn 6 tháng có phụ phí).

 

👉 Khi hiệu lực bị chấm dứt:

Chủ sở hữu không còn quyền độc quyền sử dụng nhãn hiệu.

Mọi hành vi sử dụng nhãn hiệu không còn được pháp luật bảo hộ.

 

 

2. Nguy cơ bị bên thứ ba chiếm dụng hoặc đăng ký lại

 

Sau khi GCN hết hiệu lực, nhãn hiệu đó có thể:

Được tổ chức/cá nhân khác nộp đơn đăng ký mới.

Bị đăng ký tại các nhóm sản phẩm tương tự hoặc trùng lặp.

Điều này khiến thương hiệu đã xây dựng nhiều năm bị chiếm dụng hợp pháp, đặc biệt trong các lĩnh vực cạnh tranh cao như thực phẩm, mỹ phẩm, thời trang, công nghệ,...

 

 

3. Ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh

 

Doanh nghiệp không thể tiếp tục in ấn bao bì, quảng bá, phân phối sản phẩm gắn nhãn hiệu đã hết hiệu lực.

Có thể bị kiện ngược vì hành vi sử dụng nhãn hiệu không còn được bảo hộ.

Gây tổn thất doanh thu, uy tín và lòng tin từ khách hàng, đối tác.

 

 

4. Tốn kém thời gian và chi phí nếu muốn bảo hộ lại

 

Trong trường hợp bị mất hiệu lực:

Chủ sở hữu bắt buộc phải đăng ký lại nhãn hiệu từ đầu.

Trường hợp nhãn hiệu đã bị bên khác nộp đơn trước, sẽ phải:

Gửi đơn phản đối.

Làm thủ tục khởi kiện/phản đối đăng ký.

Chi phí pháp lý và thời gian xử lý có thể kéo dài hàng năm.

 

 

5. Mất cơ hội mở rộng và phát triển thương hiệu

 

Mất nhãn hiệu đồng nghĩa với mất công cụ xây dựng nhận diện thương hiệu.

Không thể tiến hành nhượng quyền, chuyển nhượng, cấp phép hoặc khai thác giá trị tài sản trí tuệ.

Hạn chế trong việc mở rộng thị trường, giao dịch thương mại quốc tế, đấu thầu công,...

 

 

✅ Lời khuyên chuyên môn từ VIHABRAND:

 

Hãy gia hạn GCN nhãn hiệu trước hạn ít nhất 3 - 6 tháng. Việc chủ động gia hạn giúp bảo vệ toàn vẹn quyền sở hữu trí tuệ, tránh mọi rủi ro pháp lý và bảo đảm sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

 

Nếu bạn không muốn bỏ lỡ thời điểm quan trọng này, hãy để đội ngũ chuyên gia tại VIHABRAND – Sở Hữu Trí Tuệ đồng hành cùng bạn:

 

 

VIII. Kết luận

 

Thực hiện đúng thủ tục gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu là trách nhiệm pháp lý và chiến lược thương hiệu của mỗi cá nhân, doanh nghiệp. Càng chuẩn bị hồ sơ sớm, đúng quy định, bạn càng yên tâm trong việc bảo vệ tài sản trí tuệ quý giá của mình.

 

Nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn hoặc thực hiện thủ tục gia hạn nhãn hiệu, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi:

 

VIHABRAND – Sở Hữu Trí Tuệ

Website: https://vihabrand.vn

Hotline: 0933 50 22 55 - 0939 50 22 55

Chuyên tư vấn và thực hiện trọn gói thủ tục về sở hữu trí tuệ trên toàn quốc